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人事評価制度とクラウドツール

人事評価のクラウドツールとは?

人事評価制度を導入すると、定期的に評価シートや目標管理シートを運用することになります。

これらのシートは今までは、紙に書くかまたはExcelなどで管理するかのどちらかでした。

しかし、最近ではこの紙やエクセルでの管理からクラウドでの管理を行うツールがでてきています。

このページでは最近新しくでてきた人事評価制度のクラウドツールについて、その内容やメリット、デメリットなどについてご説明いたします。

人事評価のクラウドツールの機能

クラウドツールでの人事評価システムの機能はツールによって様々ですが、概ね以下のような機能があります。

これらの機能がそのままクラウドツールを導入した場合のメリットになると考えられます。

 

1)社員の人事評価が可視化でき、比較・分析しやすくなる

人事評価制度のクラウドツールを導入することで、WEB上で人事評価のデータベースができることになります。このことで、何ができるかといえば、紙やエクセルにくらべ比較や分析がしやすくなります。

例えば、社員1人ひとりについて、入社時から現在に至るまでの評価の経過や過程を追う事やAさんの評価とBさんの評価を比較したり、ある部署の人事評価を分析したりといったことがしやすくなります。これらの比較や分析は紙やエクセルでもやろうと思えばできますが、非常に手間がかかってしまいます。このような手間を省き効率化を支援するのがクラウドツールの機能の1つとなります。

 

2)データを共有して管理できる

クラウドでデータを管理するため、本人と上司、また、上司とさらにその上の経営陣がデータを共有して情報を把握することが簡単になります。社員の評価の内容をタイムリーに共有できるようになります。

 

3)場所を選ばず活用できる

紙やエクセルに比べ、クラウドツールは、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットなどを使えば社外でも入力や確認作業ができます。これは、テレワークが進んでいる企業にとっては便利な点で、出社せずに人事評価に関わる業務を進めやすくなります。

クラウドツールのデメリット、課題

一方で、人事評価制度のクラウドツールを入れると以下のデメリットや課題も考えられます。こちらもメリットと合わせて理解しておきましょう。

 

1、費用がかかるため、コストに見合わないことも考えられる

人事評価制度のクラウドツールには一般的には相応の月額費用を毎月支払うことで利用するツールになります。そのため、費用対効果の面でコストに見合わないということは考えられます。

 

2、システム操作、ツールの機能を理解することに負担が生じる

これは業務効率化のために新しくツールをいれるときに必ず考えておくべき問題となります。システムやツールを導入するそもそもの目的が「業務効率化」ではありますが、新しいシステムやツールを導入すると、必ず操作方法や機能を理解し、覚える手間が生じます。

ここで人事担当者や評価を行う管理職がつまずくと一部の人しか利用しないといったことや、クラウドツールの機能を十分活用できないという事態に陥ります。

生みの苦しみではありますが、導入初期の手間を乗り越えて業務効率化が実現すればいいのですが、手間だけかかり、結局あまり業務効率化が実現できなかった、という結果になることもあり得ます。

 

3、自社に最適なツールを選択する難しさがある

HRテックと呼ばれる人事労務に関するITツールが出始めたのは、非常に最近のことです。

弊社の代表は人事評価制度だけではなく勤怠管理などのクラウドツールも含めてHRテックに触れて活用していますが、たくさんのシステムがあり、どのシステムが自社にとってベストなのかを見極め、システムを選定することは難しい面があります。

人事評価のクラウドツールの検討時期

人事評価のクラウドツールを検討した場合、導入の検討時期としては以下のような状況にある企業といえます。

  • 人事評価制度は既に作成しており、運用もある程度できている
  • しかし、その運用に手間がかかっており、この手間をなんとかもう少し簡単にできないかと悩んでいる
  • 経年比較や社員ごとの比較や分析をもっと実施し、人事異動・配置転換にも役立てていきたい

上記のような状況にある企業では、人事評価のクラウドツールの導入の検討をされてもいいかと思います。

一方、そもそも人事評価制度を作ったことがない。または、作ってはみたもののあまり運用をしたことがないという会社では、いきなりクラウドツールを導入するよりもまずは問題点の洗い出し後、制度設計をし、Excelなどで管理をし始めてみると言うのがベターかと思います。

その上で運用を進めていく中で見つかった管理の手間やもっと分析したいといった課題がクラウドツールで解決するのであればその課題を解決するツールを探してみてはいかがでしょうか?

人事制度コンサルティングのご紹介

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